Per capire come mai i migliori propositi in termini di ottimizzazione del tempo a volte sembrano insufficienti bisogna ripartire dal (reale) obiettivo e dall’ambito di applicabilità del Time Management, distinguendoli dai mezzi e dalle strategie, troppo spesso confusi tra loro.
Cos’è il Time Management?
Prima di tutto il Time Management è rispetto per le scadenze. Tale definizione è in essenza l’obiettivo specificato dalle Best Practices sul TM. Tuttavia essa non ci porta a capire come mai le tecniche standard non funzionino sempre. Il problema sta nel fatto che tale definizione di obiettivo è in realtà solo la specifica di una delle strategie da mettere in piedi per ottenere un vero controllo sul proprio tempo.
In realtà il TM è rispetto per il prossimo, senso di responsabilità, voglia di migliorare e migliorarsi. Questo è il vero obiettivo (il fine ultimo) del Time Management. Confondere obiettivo, strategia e mezzi è una delle prime ragioni per cui i sistemi di TM comunemente applicati non riescono sempre a farci ottenere ciò per cui li applichiamo.
Il TM abbraccia ogni aspetto della nostra esistenza presente e futura: questo è il suo vero ambito di applicazione.
Per verificarlo, facciamo una considerazione. Il tempo è limitato, nel senso che non è infinito, né sulla scala della vita, né in quella giornaliera. È inoltre un bene unico, che scorre senza fermarsi a guardare se lo utilizziamo bene o no, né se ci sono intoppi che non ci permettono di usarlo secondo i nostri piani. Ogni nostra attività, anche quelle che pensiamo distinte tra loro (tipo lavoro e svago), ha in comune l’uso del nostro tempo. Come conseguenza, sono in realtà interdipendenti tra loro, poiché insistono sulla stessa risorsa, condivisa e limitata. Per questo il TM, per funzionare, va applicato come una gestione integrata di tutte le nostre attività, presenti e future.
A cosa serve la gestione del tempo
Immaginiamo di avere infine perfettamente sotto controllo tutte le attività, lavorative e non. Chiediamoci se saremmo soddisfatti o se saremmo più stressati e sotto pressione di quanto siamo ora senza un buon TM. Se lasciate sedimentare la domanda, probabilmente arriverete alla conclusione che “Forse sarei orgoglioso di quanto faccio, e magari sarei anche ammirato per le mie capacità organizzative, ma di certo non sarei soddisfatto e appagato”. La ragione sta in una semplice constatazione: tipicamente ci saremo chiesti cosa sia, dove e quando applicare, e come realizzare un buon TM. Quello che invece non ci saremo chiesti è il perché vogliamo farlo. In altri termini, un buon TM ci permette di realizzare molte cose, ma non richiede di definire perché decidiamo di preferirne alcune invece di altre. E allora ci torna in mente il terzo obiettivo del TM, che implicitamente ci indica la strada: fare qualcosa che serva a migliorare qualcuno (noi o altri) o qualcosa. Il livello di soddisfazione deriverà allora da questa nostra scelta: come utilizzare al meglio il tempo riguadagnato. Sta a noi scegliere se spenderlo in ufficio o per coltivare un nuovo hobby, con la famiglia o presso un gruppo di volontariato. La mia esperienza è che la maggiore gratifica, e il miglior incentivo ad una sempre migliore realizzazione del TM, si ha quando il tempo così riguadagnato viene donato gratuitamente al prossimo.
La versione completa di questo articolo è disponibile sul numero di dicembre 2011 di Computer Business Review
