Dematerializzazione tra On premise e Cloud

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Un recente evento organizzato da Esker ha affrontato il tema dell’automatizzazione dei processi di gestione documentale, rispondendo a un quesito pressante: il Cloud Computing è sempre la risposta migliore?

“Oltre la nuvola. Il privilegio di poter scegliere” con questo slogan Esker ha organizzato a fine settembre un incontro aperto al pubblico per dibattere a tutto tondo sul tema della dematerializzazione e dell’automatizzazione dei processi di gestione documentale. L’evento non è stato, quindi, solo l’occasione per conoscere con maggiore livello di dettaglio i prodotti della multinazionale francese, ma anche per apprendere come valutare le soluzioni in base alle necessità per inserirle correttamente nel workflow quotidiano. “Una volta identificata la soluzione appropriata nel rispetto delle volontà dell’azienda e dei suoi manager – ha chiarito Giovanni Gavioli, Country Manager di Esker Italia – , la sua implementazione in modalità On Premise o sulla Cloud sarà una semplice definizione di modalità di erogazione. Riportandoci a un esempio di quotidiana pendolarità: prima di decidere se andare in ufficio con i mezzi pubblici oppure in auto vale la pena pensare alla propria agenda: ufficio tutto il giorno o visite all’esterno? Dove? Non appena ci si rende conto di come dovremo trascorrere la giornata, la scelta per li trasporto diventerà praticamente automatica”.
Più in dettaglio, Cristian Fiorentini, Business Development Manager della società, ha affrontato nel suo intervento il processo di fatturazione clienti, un processo spesso percepito come poco strategico per le aziende, ma che in realtà è critico dal momento che richiede molte risorse e che, se non viene gestito nel modo corretto, può avere impatti sui pagamenti e sul livello di soddisfazione dei clienti stessi. “Esker propone una soluzione completa ma molto semplice per gestire questo processo – ha chiarito Fiorentini –, in grado di operare un importante taglio dei costi e migliore i rapporti con i clienti cui viene messo a disposizione uno strumento usufruibile sia in modo classico, ossia On Premise, sia in modalità SaaS. Questo consente alle aziende di valutare innanzitutto la soluzione e successivamente definire la modalità di erogazione, ottimizzando sia il processo che l’infrastruttura IT in base alle esigenze”.
I molteplici campi di interesse che coinvolgono uno o più aspetti della gestione delle fatture fornitori (dalla contabilizzazione dei dati al controlling, dalla gestione delle spese di viaggio alla fatturazione elettronica, dall’automatizzazione dei pagamenti al disegno dei flussi e delle competenze) sono stati invece affrontati da Carlo Secchi, Business Development Manager di Esker Italia. “Quando l’intero processo account payable non è gestito in modo ottimale – ha esordito il manager –, è comprensibile che gli effetti siano subìti a cascata da più reparti aziendali. Come recuperare efficienza? Innanzitutto effettuando un’analisi critica di cosa non va nel processo”. La proposta di Esker, prima che tecnologica e commerciale, affronta un approccio metodologico alla scelta del modello (On Premise oppure On Demand) che punti a valorizzare la sinergia tra le diverse funzioni (acquisti, finanza e contabilità) che concorrono alla gestione delle fatture fornitori. Nondimeno, l’aspetto tecnologico assume un valore significativo in termini di integrazione con il gestionale, oltre che in termini di uniformità dell’ambiente applicativo utilizzato per governare l’interazione tra le diverse piattaforme.
“Grazie ai numerosi progetti portati a termine negli ultimi cinque anni – ha precisato Secchi –, Esker è in grado di quantificare alcuni benefici, come il tempo medio di gestione di una fattura fornitore e un risparmio dei costi che può arrivare fino al 70/80%”.

Almet e Cooperlat: due testimonianze dirette
Due le testimonianze portate da Esker a supporto degli interventi dei suoi manager. La prima è stata quella di Almet Italia, uno dei principali punti di riferimento in Italia nella distribuzione di semilavorati in alluminio e acciaio Inox per l’industria e oggi parte di uno dei maggiori network di distribuzione di metalli in Europa, che ha scelto la soluzione on demand Esker per dematerializzare e automatizzare l’invio delle proprie fatture clienti. “Esistono diversi prodotti di gestione documentale – ha dichiarato Cristiano Dondi, IT Manager dell’azienda – , sia come software da installare e gestire in azienda sia come servizio fruibile on demand via Internet, ma tutto sommato la soluzione ‘in forma di servizio’ ci è sembrata da subito la più interessante perché ci consentiva di non complicare i sistemi informativi aziendali con applicazioni marginali rispetto alla gestione del business”. Per quanto riguarda la soluzione Esker, in particolare, l’aspetto che Dondi ha dichiarato di apprezzare maggiormente è la possibilità data ai clienti di accedere a un portale personalizzato, “portale dove possono, in totale autonomia e in qualsiasi momento, vedere e scaricare lo storico delle proprie fatture e modificare le preferenze di invio”.
La seconda esperienza presentata durante l’evento e attinente l’automatizzazione delle fatture fornitori è stata quella di Gruppo Cooperlat, tra le prime realtà in Italia nella produzione e nella commercializzazione di latticini e prodotti lattiero caseari. “Nella soluzione Esker – ha affermato Serenella Ruggieri, CIO di Cooperlat – abbiamo individuato la totale copertura delle nostre necessità, anche di quelle esigenze funzionali che non erano immediate, ma che potevano trasformarsi presto in urgenze: la multicanalità, per esempio, indispensabile per Cooperlat nei rapporti con la grande distribuzione organizzata per lo scambio di dati in tempo reale. Un secondo elemento importante nella nostra scelta è stata la spiccata integrazione della soluzione Esker con SAP. Il terzo driver è stato il rapporto professionale con la società Filippetti Consulting & Technologies, con cui collaboriamo da anni, che ci ha fatto conoscere Esker”.