Time Management: perché è meglio non sprecare tempo

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L’accelerazione del modo di operare, dovuta anche alle nuove tecnologie, richiede di ottimizzare in modo sempre più efficace l’uso del nostro tempo. Tuttavia spesso, anche nei casi in cui le Best Practices del Time management sono seguite con diligenza, i progetti e le scadenze continuano a sfuggire di mano.

Per capire come mai i migliori propositi in termini di ottimizzazione del tempo a volte sembrano insufficienti bisogna ripartire dal (reale) obiettivo e dall’ambito di applicabilità del Time Management, distinguendoli dai mezzi e dalle strategie, troppo spesso confusi tra loro.

 
Cos’è il Time Management? 
Prima di tutto il Time Management è rispetto per le scadenze. Tale definizione è in essenza l’obiettivo specificato dalle Best Practices sul TM. Tuttavia essa non ci porta a capire come mai le tecniche standard non funzionino sempre. Il problema sta nel fatto che tale definizione di obiettivo è in realtà solo la specifica di una delle strategie da mettere in piedi per ottenere un vero controllo sul proprio tempo. 
In realtà il TM è rispetto per il prossimo, senso di responsabilità, voglia di migliorare e migliorarsi. Questo è il vero obiettivo (il fine ultimo) del Time Management. Confondere obiettivo, strategia e mezzi è una delle prime ragioni per cui i sistemi di TM comunemente applicati non riescono sempre a farci ottenere ciò per cui li applichiamo. 
Il TM abbraccia ogni aspetto della nostra esistenza presente e futura: questo è il suo vero ambito di applicazione. 
Per verificarlo, facciamo una considerazione. Il tempo è limitato, nel senso che non è infinito, né sulla scala della vita, né in quella giornaliera. È inoltre un bene unico, che scorre senza fermarsi a guardare se lo utilizziamo bene o no, né se ci sono intoppi che non ci permettono di usarlo secondo i nostri piani. Ogni nostra attività, anche quelle che pensiamo distinte tra loro (tipo lavoro e svago), ha in comune l’uso del nostro tempo. Come conseguenza, sono in realtà interdipendenti tra loro, poiché insistono sulla stessa risorsa, condivisa e limitata. Per questo il TM, per funzionare, va applicato come una gestione integrata di tutte le nostre attività, presenti e future. 
 
A cosa serve la gestione del tempo
Immaginiamo di avere infine perfettamente sotto controllo tutte le attività, lavorative e non. Chiediamoci se saremmo soddisfatti o se saremmo più stressati e sotto pressione di quanto siamo ora senza un buon TM. Se lasciate sedimentare la domanda, probabilmente arriverete alla conclusione che “Forse sarei orgoglioso di quanto faccio, e magari sarei anche ammirato per le mie capacità organizzative, ma di certo non sarei soddisfatto e appagato”. La ragione sta in una semplice constatazione: tipicamente ci saremo chiesti cosa sia, dove e quando applicare, e come realizzare un buon TM. Quello che invece non ci saremo chiesti è il perché vogliamo farlo. In altri termini, un buon TM ci permette di realizzare molte cose, ma non richiede di definire perché decidiamo di preferirne alcune invece di altre. E allora ci torna in mente il terzo obiettivo del TM, che implicitamente ci indica la strada: fare qualcosa che serva a migliorare qualcuno (noi o altri) o qualcosa. Il livello di soddisfazione deriverà allora da questa nostra scelta: come utilizzare al meglio il tempo riguadagnato. Sta a noi scegliere se spenderlo in ufficio o per coltivare un nuovo hobby, con la famiglia o presso un gruppo di volontariato. La mia esperienza è che la maggiore gratifica, e il miglior incentivo ad una sempre migliore realizzazione del TM, si ha quando il tempo così riguadagnato viene donato gratuitamente al prossimo.
 
La versione completa di questo articolo è disponibile sul numero di dicembre 2011 di Computer Business Review