Gestione della tesoreria: la scelta di Bracco

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Raccontiamo come il responsabile Finance del colosso dell’healthcare italiano ha scelto di sviluppare in autonomia un progetto di rinnovamento del software di treasury con Sage Frp, implementato da Formula, vincendo anche resistenze interne.
Dal confronto tra i concorrenti alla valutazione sul supporto al progetto, fino al segreto più importante: la definizione di una squadra tutta interna di evangelizzazione per esportare il progetto fuori dai confini nazionali

Abbiamo intervistato Luca Di Palma, Head of Finance & Treasury di Bracco Imaging, per capire cosa porta ad abbandonare Excel per aprirsi a una moderna piattaforma di gestione della tesoreria e quali processi decisionali e operativi intervengono nella scelta.

 

Bracco ha una lunga storia, come è cambiato negli anni il rapporto con i system integrator in tempo di crisi? La riduzione delle tariffe vi fa sentire meno seguiti o il servizio resta di livello adeguato?

Nel nostro caso l’evoluzione è stata differente. Abbiamo avuto per molti anni un software di tesoreria chiamato eCash per il quale, oltre al referente commerciale, ci era stata messa a disposizione una persona di riferimento, eventualmente supportata da tecnici solo per esigenze particolari di programmazione. In questo modo si gestiva l’operatività ordinaria di tesoreria. In fase di avvio del sistema attuale, abbiamo chiesto ed ottenuto l’assegnazione di un project manager che coordinasse l’implementazione complessiva, coadiuvato, a seconda degli ambiti da un esperto di Formula o direttamente di Sage, a volte dall’Italia, a volte da Parigi. Quindi con il nuovo progetto siamo entrati in contatto con un numero maggiore di tecnici rispetto a quanto avveniva con eCash.

 

Quali concorrenti avete preso in considerazione prima di decidere di affidarvi nuovamente a Formula?

Abbiamo confrontato seriamente cinque o sei concorrenti, ma per diversi motivi la short list si è ridotta a tre nomi. Oltre a Formula c’erano Piteco e un software innovativo web based di nome Kyriba. Alla fine il dubbio era tra Formula e Piteco. Le caratteristiche positive di quest’ultimo erano la sua posizione di leader di mercato in Italia e la possibilità di avere molti casi studio di colleghi che già lo usavano in altre aziende. La soluzione Piteco offriva la possibilità di integrare più che di interfacciare Sap, mentre ci sembrava meno rodata nell’integrazione con ERP differenti, cosa invece possibile più agevolmente con la soluzione di Formula. Quanto alla capacità dei software di essere user friendly le due applicazioni sono state giudicate sullo stesso livello. A vantaggio di Formula risultava quindi una maggiore versatilità, che è stata per me l’ago della bilancia che ha orientato la nostra decisione, poiché ci avrebbe permesso di implementare il software verso le filiali estere senza l’ausilio di consulenti.
Ciò nonostante, la scelta è risultata piuttosto incerta. Una volta esplicitati e condivisi al nostro interno i pro ed i contro delle due soluzioni, si è chiesto a tutte le persone che già usavano software di tesoreria in azienda di esprimere una preferenza. Evidentemente sull’esito del voto ha pesato anche il fatto di poter continuare a lavorare con le stesse persone che ci davano supporto in precedenza.

 

Come azienda globalmente avete pensato di sostituire Sap con un altro Erp?
No, anzi, stiamo andando nella direzione opposta. Avevamo e in parte abbiamo ancora in Canada, negli Stati Uniti, in Cina e in Giappone degli Erp diversi, e nei primi tre paesi stiamo attualmente lavorando per portare il software Sage, con alterni risultati. In Canada e negli Stati Uniti abbiamo la fortuna di essere in procinto di migrare a Sap, il che rende tutto più facile. Al momento i nostri colleghi stanno usando il software senza la parte terminale del processo giornaliero di cash management, ovvero l’esportazione a Sap, che sarà live dal primo agosto, poi noi interverremo per l’ultima fase dell’implementazione. Per il Canada vale lo stesso discorso, mentre per la Cina c’è un “Sap-non-Sap” con caratteristiche locali differenti, tali da non consentirci di utilizzare pienamente l’expertise che abbiamo acquisito in Europa e negli Stati Uniti. Siamo quindi alla ricerca di soluzioni alternative. Cominceremo l’installazione in Giappone nel prossimo autunno.

 

Perché avete scelto di occuparvi voi stessi della formazione del personale sul nuovo software? Per contenere i costi o mantenere il controllo?

C’entrano entrambe le cose, ma conta anche una questione di formazione delle risorse. Quando sono arrivato in Bracco ho apprezzato la forte fidelizzazione di molti dipendenti che lavorano qui da lunghi anni. Il rovescio della medaglia è talvolta la mancanza di cultura del cambiamento, che ho cercato far crescere contribuendo allo sviluppo del know how e rendendo il team più padrone degli strumenti che utilizza, senza necessariamente dipendere da un consulente esterno. Comunque il fattore costo è sempre determinante in fase di approvazione dei progetti.

 

Quali vantaggi vi ha portato Sage Tresury? Avete fatto valutazioni sul ritorno dell’investimento fatto?

Fortunatamente si è trattato di un progetto dai costi molto contenuti, per cui non è stato necessario fare un vero piano finanziario di rientro. Il ritorno più evidente dell’investimento, che già possiamo toccare con mano, è quello della standardizzazione, della velocità dell’informazione, della condivisione di common practice e del controllo sulle società estere.
In futuro, valuteremo anche l’acquisto di ulteriori moduli.

 

Quali parti dell’applicazione avete sentito il bisogno di customizzare maggiormente?

Sicuramente quelle relative all’interfaccia verso Sap, e al normalizzatore, che è un grande foglio Excel che trasforma le informazioni provenienti dalla banca tramite l’Mt 940 per sistematizzare e automatizzare l’ingresso dentro Sage.

 

 

Questo progetto è il frutto di decisioni prese dalla direzione finanziaria. Il Cio è intervenuto in questo processo? I servizi informativi fino a che punto ne sono stati coinvolti?

Il software di tesoreria è gestito in buona autonomia dalla nostra funzione. Col nuovo progetto c’è stato un coinvolgimento dell’Ict per trovare un linguaggio comune tra i nostri tecnici esperti di Sap e quelli di Formula che conoscono Sage per stabilire i criteri delle varie interfacce. C’è stato un aiuto da parte dell’Ict anche per quanto riguarda la gestione dei server, poiché tutti gli utenti devono essere abilitati ad accedevi e a collegarsi tramite Citrix. In sostanza manteniamo quindi la nostra autonomia, anche se è probabile che progetti futuri possano ricadere maggiormente nella sfera d’influenza dell’Ict.

 

Non è una logica un po’ in controtendenza, visto che i software si semplificano e le singole aree dell’azienda potrebbero gestirli abbastanza facilmente in autonomia?
Io preferisco avere più autonomia possibile, ma la definizione dei confini di responsabilità di ciascuna area è materia fluida all’interno dell’azienda e in costante evoluzione a seconda dei responsabili.