Sage Erp X3, i segreti del gestionale di Formula

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Un system integrator italiano che da tantissimi anni ha il polso del mercato più un Erp innovativo che viene dalla Francia fanno una ricetta a prova di congiuntura

Può un Erp essere un successo senza avere alle spalle i soliti grandi nomi del software? Ce lo siamo chiesti andando a trovare Formula nella sua sede di Corsico.
A dispetto della tecnologia nuova che propone, l’azienda rappresenta una vera memoria storica nel panorama dell’Ict del nostro paese, essendo nata nel lontanissimo ’72, prima del web, del Pc e a un’era di distanza dal mobile e dal cloud.
Sono stati anni in cui la crescita del mercato è stata costante e a tratti esplosiva. Ora le cose sono molto diverse, ma Formula cavalca la situazione senza incertezze, guadagnando anche in questo periodo il favore di nuovi clienti grazie a Sage Erp X3, il gestionale della multinazionale anglo-francese Sage, giunto alla sesta edizione.
Formula non solo distribuisce in esclusiva il software Sage in Italia, ma ne localizza profondamente i diversi moduli svolgendo i ruoli di product management, ricerca e sviluppo e customer care del prodotto nel nostro Paese.
“Oltre a tutto questo partecipiamo a progetti internazionali per multinazionali che hanno filiali in Italia o, come capita sempre più spesso, clienti italiani che aprono filiali all’estero” ci spiega Iuris Cella, direttore offering di Sage Erp X3. “In questo momento abbiamo ad esempio due progetti avviati con Sage in Cina perché clienti italiani hanno stabilimenti produttivi o filiali commerciali in quel paese.”
Del resto Sage Erp X3 è un prodotto nato per essere internazionale, con 15 localizzazioni “ufficiali” e add-on dedicate per le esigenze di ogni realtà locale. Il mix di internazionalità e innovazione tecnologica di Sage funziona, come dimostra il fatto che anche in quest’anno difficile la casa madre del prodotto si appresta a chiudere il bilancio con un utile significativo. “Globalmente X3 ha fatto 440 nuovi clienti nell’ultimo anno fiscale, che rappresentano il 15% in più rispetto all’esercizio precedente, con una particolare crescita nei paesi emergenti. Gartner in particolare sottolinea l’importanza della diffusione del software anche in Africa”.

 

Come è risuscita Formula a rompere l’oligopolio che da molti anni rende il mercato degli Erp nel nostro paese alquanto ingessato? Scendendo a compromessi su costi e servizi?
“La competizione in termini di costo e di servizi è stato l’argomento meno importante per ritagliarci un nostro spazio. Il primo punto di forza su cui abbiamo basato i nostri risultati è stato avere a disposizione un Erp progettato espressamente per la fascia di aziende del medio mercato, andando sul large accounting solo quando è opportuno farlo, poiché in questo ambito conta spesso più la diffusione del nome che le effettive qualità del prodotto. La nostra strategia è quella di essere a disposizione di una fascia di mercato che ha bisogno di tempi certi per l’installazione e di fare un investimento che nel tempo non solo si rivaluta ma segue l’azienda nel suo modificarsi. Lo sanno bene le aziende che si sono portate in casa un Erp esclusivamente italiano e ora si trovano col fiato corto se hanno necessità di acquisire aziende all’estero o creare nuove roadmap di prodotto con un orizzonte di lungo periodo. Il nostro segreto è offrire la copertura di un vendor di livello internazionale senza calare un monolito dall’alto che costringa le imprese a modificare i propri processi. Sage Erp X3 è un prodotto rapido da implementare, semplice da utilizzare ed economico nel senso più ampio del termine, che può offrire ai nostri clienti una roadmap di sviluppo chiara, valida anche nel medio-lungo termine.”

 

 

Ma quali sono le caratteristiche che rendono Sage Erp X3 diverso dai suoi concorrenti?
Per Iuris Cella contano molto la semplicità d’uso e la rapidità di implementazione, fattori sui quali influisce la piattaforma sulla quale è costruito X3. Questa piattaforma si chiama Safe, acronimo di Sage Application for Enterprise, a cui è collegato un ambiente che serve per configurare il sistema in termini di accessi, privilegi e personalizzazione delle interfacce. La piattaforma dispone anche di un’ambiente di sviluppo vero e proprio 4GL che permette di venire incontro a esigenze più specifiche delle piccole e medie imprese.
X3 alza molto la soglia rispetto ai concorrenti di quello che i clienti possono fare da soli senza richiedere consulenza. “Già con l’ambiente supervisor è possibile per esempio organizzare le schermate variando i campi, senza avere alcuna competenza informatica.
Safe consente inoltre di gestire in modo grafico i processi aziendali, avvicinando all’uso dell’Erp soggetti nuovi, che vedono in questa modalità una inedita descrizione visuale del proprio lavoro, il cui disegno è alla portata anche di un’utente finale.” Questo consente di collezionare i job aziendali e rende agevole, lavorando sulle autorizzazioni, rendere visibile a ciascuno esclusivamente il percorso del proprio lavoro con un impatto positivo sulla curva di apprendimento dell’Erp.

 

 

Parliamo del futuro. Come cambierà Sage X3 nei prossimi anni?
“Formula, come parte integrante del processo di sviluppo e localizzazione di Sage è a conoscenza dei dettagli futuri del prodotto almeno fino al 2018. Per Sage Erp X3 si prevede che verrà aggiornato con una major release circa ogni due anni e la versione V7, che dovrebbe arrivare sul mercato internazionale alla fine del 2013, nel nostro Paese dovrebbe essere disponibile a metà del 2014.
Sarà una versione, per così dire, sorprendente per gli attuali utenti di sistemi Erp, non tanto nel backoffice quanto nel frontoffice. Quello che ci sta insegnando l’informatica di questi anni è che dobbiamo cercare di attrarre i giovani all’uso degli strumenti. Per ottenere questo risultato è necessario che questi assomiglino a quelli usati normalmente nel tempo libero. Dietro questa cosa ci sono concetti determinanti di performance e mobilità, che verranno sviluppati in profondità.”
La parte visibile di questo processo si risolve con un Web application server che generi delle interfacce di tipo cross-browsing, in grado di adattarsi a ogni device. Questo significa una generazione automatica di pagine ridotte, che già oggi Safe è perfettamente in grado di gestire. “Questo naturalmente va fatto con una struttura dati che non può essere semplicemente Sql, che si usa per gestire i numeri, ma per l’output è necessaria una tecnologia diversa che riallineandosi con Sql in modo ridondante consenta di avere un’esperienza simile a Facebook o agli altri grandi social network. Questa è la strada che sta percorrendo Sage.”

 

Come si stanno sviluppando gli strumenti di Business Intelligence e Analytics integrati con l’Erp?

“Business Intelligence (BI) significa “mangiare” i molti dati aziendali per poi restituirne pochi ma forti. La cosa importante oggi è che la BI sia integrata nei processi e che operi in tempo reale. In Sage Erp X3 la reportistica è contestuale. Questo significa poter avere all’interno della schermata una voce di menu automatica che mi porta verso il datamart. Il sistema restituisce il report senza discontinuità tra un ambiente transazionale e uno decisionale.
Il tutto alla portata di ogni utente, che deve poter avere a disposizione i suoi kpi personalizzati e se necessario arrivare alle transazioni online effettive dell’Erp, quindi se parliamo di fatturato devo poter arrivare all’anagrafica del cliente o alla visualizzazione della singola fattura. X3 è già sviluppato così. Ha strumenti interni e consente un’integrazione con soluzioni di BI leader di mercato che sono completamente annegate nell’Erp senza soluzione di discontinuità.”

 

Quando gli Erp diventeranno Cloud?

“Bisogna essere chiari, il Cloud non si improvvisa e la strada per le nuvole è da percorrere ma siamo appena agli inizi. Negli Stati Uniti, Sage ERP X3 è già su Cloud. Questo significa due cose: primo che la tecnologia è nativamente pronta per questa forma di fruizione, secondo che anche in Italia fra qualche tempo, arriveremo a questa proposizione.” Naturalmente ciò comporta la formulazione di contratti appositi, una rivisitazione metodologica e la verifica delle questioni di proprietà intellettuale e delle certificazioni.
“Stiamo lavorando sulla parte di colloquio tra applicazioni differenti, perché il Cloud impone una gestione della security molto stringente con riflessi tecnologici non indifferenti. A solo titolo di esempio si pensi allo scambio dati fra applicazioni distinte: col Cloud torna in voga lo scambio dati via import/export (invece degli ormai usuali web services) con tutte le conseguenze del caso sull’usabilità dei sistemi. La strategia migliore è quella di adattare la metodologia d’uso dei web services per continuare a utilizzarli anche in ambiente Cloud pur con database che stanno su Cloud differenti.”
Per le imprese con meno di 25 dipendenti il Cloud è evidentemente una scelta adeguata, mentre per le aziende con 100 dipendenti e più, i provider si troveranno ad affrontare il problema della sostenibilità economica della proposta (aggiornamento sia del sistema che degli effettivi processi utente, con sotteso un tema di semplificazione degli stessi molto importante)
“Per lo small business abbiamo un’offerta, denominata Smart&Go, che offre Sage ERP X3 con report predisegnati e parametrizzazioni standard, che sappiamo già potrà facilmente andare in Cloud.”

 

Una startup all’italiana, con meno di 50 dipendenti, come si potrebbe approcciare a Sage ERP X3?

“Dipende se è un’azienda che ha già trovato la sua strada o che deve ancora definirla. In quest’ultimo caso le può bastare una soluzione standard, con parametri, report e ruoli d’accesso predefiniti. In questo caso Smart&Go permette di partire dopo poche giornate che servono sostanzialmente per il training degli utenti. Nel secondo caso, limitandosi a sistemi Windows e ad aziende di servizi, si può definire un progetto che si avvicini molto a una scatola, che può partire con poche decine di giornate di lavoro. Se dietro c’è una produzione specializzata, che comprende complesse attività di configurazione, il numero di giornate sale, ma restiamo comunque molto al di sotto di quanto era necessario qualche anno fa col nostro prodotto precedente.”

 

 

Con Mario Pasquale, responsabile prevendita di X3 per Formula, approfondiamo alcune funzioni innovative di Sage, a partire dal Search.

Sage Search è una funzione comoda e potente. Permette di usare la tecnologia e la sintassi di Google all’interno dell’Erp. “Ad esempio in una ricerca per stringhe di dati posso inserire il numero della fattura o il nome del cliente per ottenere una lista intelligente di risultati. Oggi le ricerche operano sul database, ma la strada che si sta percorrendo è quella di ottenere, con Sage Erp X3 V7, operazioni anche su dati di tipo documentale.
Per quanto riguarda le prestazioni di questo genere di ricerca, con database Sql consigliamo, per non appesantire il sistema, di suddividere la soluzione concentrandosi sul ciclo attivo o su quello passivo del business, ma con i nuovi database su cui stiamo lavorando le cose cambieranno. Ovviamente Sage Search sarà integrato in futuro sui nuovi strumenti social che caratterizzeranno le future versioni del nostro Erp. Con la versione 7 ogni punto del sistema sarà Google-like e tutte le interrogazioni saranno effettuate con questo strumento.”