E-invoicing, le aziende partecipino al dibattito Ue

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La fatturazione elettronica è un’opportunità importante per le imprese, che dovrebbero partecipare alla consultazione avviata dalla Commissione Europea sul tema | L’opinione di Martin Hurley, Vice President and General Manager, Outsourcing Services di Ricoh Europe e l’esperienza di Dalkia

Tra i temi caldi degli ultimi mesi, l’e-voicing è una delle questioni più urgenti per le imprese della Ue, dal momento che l’Agenda Digitale Europea ha fissato per gennaio 2013 il termine per la piena parificazione tra le fatture cartacee e quelle elettroniche. Il Parlamento Europeo ha inoltre stabilito una serie di misure affinché a livello europeo la fattura elettronica sia resa obbligatoria entro il 2016 nel settore pubblico. La consultazione della Commissione Europea sulla fatturazione elettronica negli appalti pubblici, che termina il 14 gennaio 2013, è una pietra miliare e dovrebbe entrare nell’agenda di tutti i business leader. L’e-invoicing aumenterebbe l’efficienza della supply chain grazie a una migliore gestione delle informazioni e della qualità del servizio.

Ci sono ancora però una serie di questioni da risolvere, come ad esempio le differenze tra le normative, le procedure e le policy dei vari paesi.

Inoltre, esistono molti sistemi e processi implementati dalle singole aziende e dal settore pubblico nei differenti stati membri. Affinché le normative e le pratiche che verranno sviluppate riflettano le best practice di tutta l’Unione Europea, è importante che le imprese di tutti i settori e di tutte le dimensioni partecipino al dibattito. Lo scenario ideale dovrebbe prevedere un benchmark comune e consentire alle aziende di gestire al meglio i workflow e le attività.

Ci sono tre aspetti chiave che dovrebbero essere considerati dalle aziende che stanno prendendo parte alla consultazione dell’Unione Europea e che si stanno preparando a migrare dal cartaceo al digitale.
Innanzitutto, la necessità per le aziende di focalizzarsi sull’intero processo di fatturazione e non solo sull’output finale. L’Unione Europea deve tenere in considerazione il fatto che le imprese non possono passare dalla carta al digitale dall’oggi al domani. Questo cambiamento richiede differenti step e le imprese hanno bisogno di implementare un processo per la gestione integrata della carta e del digitale con il coinvolgimento di clienti e fornitori.

In secondo luogo, bisogna evitare di focalizzarti esclusivamente sulla tecnologia. La consultazione dell’Unione Europea non dovrebbe imporre l’utilizzo di particolari sistemi o tecnologie per tutta l’Europa, ma puntare ad abbattere le barriere che ostacolano l’efficienza nelle aziende. Dal momento che la fatturazione è un importante processo di business, non è possibile pensare di risolvere la questione esclusivamente con la tecnologia.

In ultimo, bisognerebbe affidarsi a esperti, per non lasciare le aziende da sole a dover gestire un delicato cambiamento.

Mediante la consultazione la Commissione Europea vuole ascoltare le aziende, raccogliere la loro opinione e comprendere le sfide che si trovano ad affrontare per garantire la massima interoperabilità dei processi e delle tecnologie. Se implementata in maniera corretta, la fatturazione elettronica consentirà alle aziende europee di ottenere interessanti benefici e opportunità.

L’esperienza di Dalkia
Dalkia – un cliente Ricoh del settore di servizi di pubblica utilità, con un fatturato di 8.6 miliardi di euro e attività in 42 differenti Paesi – ha risparmiato 200.000 euro all’anno passando alla fatturazione elettronica a livello globale. Grazie all’e-invoicing per l’azienda è più semplice ottemperare alle normative e gestire gli auditing, poiché le fatture vengono processate entro 24 ore dalla ricezione e i documenti sono aggiornati, affidabili e sempre disponibili.