Dematerializzazione e Content Management viste dal CIO di Montefarmaco

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Il tema del mese nella percezione degli utenti, intervistati da CBR

Siamo a colloquio con Luca Caramella, CIO di Montefarmaco, per approfondire il tema del Content Management. Montefarmaco OTC è un’azienda farmaceutica, orgogliosamente italiana, che si occupa dell’ideazione e commercializzazione di specialità medicinali di automedicazione, integratori alimentari e medical device. Tra i marchi leader di mercato di Montefarmaco OTC vi sono: Iridina Due (collirio decongestionante), Neolactoflorene (fermenti lattici vivi), Vapo Pumilene (essenze balsamiche), NokSaCorn (callifugo liquido). L’azienda, che conta cinquanta dipendenti interni, quarantacinque agenti monomandatari distribuiti su tutto il territorio nazionale ed accordi commerciali con concessionari farmaceutici, lo scorso anno ha registrato un fatturato annuo di oltre 33 milioni con un trend di crescita di oltre il 9%. Con Luca Caramella vediamo inizialmente com’è strutturata attualmente l’area ICT.

“L’area ICT di Montefarmaco – illustra Caramella – è gestita da 3 persone. Oltre a me, due colleghi si occupano, rispettivamente, di infrastrutture, reti, sistemi l’uno, e di sistemi applicativi l’altro. La rete aziendale conta circa 120 utenti, dei quali 50 locali, i rimanenti costituiti da agenti, concessionari ed informatori medico-scientifici. Tutti i servizi e i relativi server sono gestiti all’interno dell’azienda, ove è presente un sistema IBM Blade con relativa SAN, sul quale è installata la piattaforma di virtualizzazione VMware ed una dozzina di server virtuali. È inoltre presente un Sistema IBM iSeries, sul quale è installato il sistema ERP BPCS”. Proviamo ora a sondare quanto stia diventando importante la dematerializzare dei documenti per risparmiare sui costi e sugli spazi di una realtà come quella di Montefarmaco. “La crescente velocità operativa delle attività di business, in combinazione con la sempre maggiore richiesta di mobilità, stanno evidenziando l’importanza che la facilità di accesso ai documenti dematerializzati (ovvero digitalizzati) ha rispetto ai documenti di tipo cartaceo. Molti dei nostri documenti cartacei sono inoltre il risultato di elaborazioni effettuate dai nostri sistemi applicativi (cito, per esempio, le circa 40.000 fatture attive emesse ogni anno), e costituiscono semplicemente l’immagine finale di un processo completamente digitalizzato”.

Altri vantaggi? “Un altro vantaggio dell’utilizzo di documenti digitali è la possibilità di offrire anche ai nostri interlocutori esterni (clienti, fornitori ed altri partner, ma anche agenti di vendita ed informatori) l’accesso ai documenti tramite servizi Web. La riduzione dello spazio occupato non è invece, ad oggi, una delle nostre priorità; ciò nondimeno riteniamo opportuno porvi da subito attenzione in modo da evitare la crescita degli archivi in formato cartaceo, anche in considerazione dell’impatto ambientale che il consumo di carta comporta. Stampare il minor numero possibile di pagine su carta è quindi anche un riflesso dell’attenzione all’ambiente che contraddistingue la filosofia del benessere che la nostra azienda percorre nella propria attività commerciale. Per quanto riguarda i sistemi, poi, abbiamo installato da un paio d’anni un’architettura basata su sistemi Blade e SAN, migliorando la velocità operativa e riducendo l’occupazione di spazio ed il consumo energetico, sia quello diretto (assorbimento elettrico) sia quello indiretto (climatizzazione sala macchine). Tale architettura consentirà inoltre, nei prossimi anni, di adottare soluzioni di Business Continuity e Disaster Recovery in modo semplice e poco costoso. Già da oggi stiamo infatti pensando a soluzioni di backup su disco con repliche remote ed a possibilità di attivare servizi di Disaster Recovery tramite il ripristino di nostri server su sale macchine esterne di emergenza”.

L’implementazione
Quale organizzazione è stata implementata all’interno della sua azienda per applicare con successo strategie di Content Management?

Gli elementi abilitanti i processi di Content Management sono l’ampia diffusione dei sistemi informatici, ai quali hanno accesso sia gli utenti di sede che quelli remoti (agenti ed informatori medico-scientifici in primis), e l’adozione di sistemi di stampa multifunzione, tramite i quali è possibile acquisire e digitalizzare i documenti cartacei. A questi si aggiunge la maggior velocità dei processi informatizzati ed il minor apporto di manodopera che gli stessi richiedono. Ciò consente di poter dedicare il tempo delle nostre risorse ad attività di maggior contenuto e valore per il business dell’azienda, evitando nel contempo attività ripetitive che sono anche spesso fonte di imprecisioni ed errori di processo. L’adozione di un sistema di gestione documentale ha evidenziato la facilità di accesso e ricerca ai documenti digitali, in particolare per la possibilità di riferire ogni documento archiviato a specifici soggetti (clienti, fornitori) e quindi di ricercare tutti i documenti riferiti ad uno specifico soggetto. Anche taluni processi di servizio, quali ad esempio quelli relativi all’invio delle informative privacy e alla raccolta dei relativi consensi, hanno trovato proprio nella digitalizzazione una modalità di completa automazione e quindi riduzione dei costi.

A che punto è lo scambio di documenti digitali con fornitori e clienti?

Contiamo, nei prossimi anni, di riuscire a migliorare lo scambio di documenti in formato digitale con clienti e fornitori, grazie all’aumento dell’utilizzo dell’email come canale di comunicazione, abbattendo in tal modo tempi e costi delle comunicazioni, e riducendo ancor di più il ricorso a copie su carta dei documenti aziendali. Un altro sviluppo interessante è quello della fatturazione elettronica, ovvero la possibilità di inviare direttamente ai nostri clienti (o perlomeno a quelli di loro che ne faranno richiesta) le fatture in formato digitale, così come la possibilità di ricevere la fattura dai fornitori in formato digitale, cosa che ci permetterebbe, almeno da un punto di vista tecnico, di automatizzarne il processo di ricevimento e registrazione nei nostri sistemi.

Quali sono per voi i temi più sentiti nell’ambito della de materializzazione tra Document Management, Fatturazione elettronica, Conservazione sostitutiva, Visibilità e Accessibilità contenuti e Workflow Managent?

Ogni area di gestione dei nostri processi basata sulla produzione o sull’utilizzo di documenti è degna di attenzione. Diverse sono le aree già oggetto di sviluppo: da alcuni anni abbiamo adottato un sistema di gestione documentale che va assumendo sempre più, nel tempo, il ruolo di biblioteca centrale dell’organizzazione. In esso sono archiviati documenti relativi alle procedure interne, alla qualità, i contratti aziendali, la documentazione relativa alla normativa privacy, oltre alle fatture attive (solo queste ultime superano i 200.000 documenti). Siamo, per quanto riguarda la fatturazione elettronica, in attesa delle decisioni legislative in merito all’attivazione dell’obbligo di emissione di fatture elettroniche nei confronti della PA per attivarci in quest’area, mentre abbiamo avviato, a gennaio 2010, la conservazione sostitutiva. Anche il nostro sito web è gestito tramite il sistema di gestione documentale, ed è di recente stato ampliato mediante l’aggiunta di un modulo per l’invio di newsletter e la gestione di molteplici liste di distribuzione. Tra i progetti per il futuro, la trasformazione del nostro sito in un portale di contenuti all’interno del quale far fluire tutti gli scambi di documenti tra clienti, fornitori ed azienda, ma anche condividere la maggior parte possibile di documenti ed informazioni di interesse comune: dalle aspettative di nuovi prodotti, alla documentazione relativa ai prodotti commercializzati, alle transazioni commerciali in corso (ordini e stato di evasione, documenti di consegna, fatture). Insomma una specie di luogo virtuale d’incontro tra i diversi protagonisti, a vario titolo, della gestione dell’azienda.

Ci parli del più recente sviluppo attuato o in fase di attuazione nella sua azienda relativo al tema del Content Management.

L’ultimo progetto avviato è stato quello della conservazione sostitutiva. Da gennaio 2010 abbiamo smesso di stampare su carta le fatture, automatizzando completamente il ciclo di archiviazione ed invio dei documenti ai relativi destinatari. Per far questo ci siamo affidati ad Intesa, società del gruppo IBM, alla quale abbiamo affidato in outsourcing il processo di archiviazione sostitutiva. All’atto dell’emissione delle fatture sul nostro sistema ERP, le stesse vengono trasformate in file pdf, quindi trasmesse ai server Intesa. Qui, dopo le verifiche previste dalla normativa, vengono marcate temporalmente e firmate, dopodiché sono pubblicate su un portale al quale hanno accesso i ns. utenti. Nel contempo viene anche prodotto un CD auto consistente che archiviamo presso la nostra sede. Sempre Intesa provvede anche all’invio dei documenti ai clienti, utilizzando, su nostra indicazione, la posta elettronica o quella tradizionale. Nei prossimi mesi inviteremo quindi i nostri clienti a usufruire del servizio di invio fatture tramite email, riducendo in tal modo i tempi di messa a disposizione dei documenti ed i costi di distribuzione. In caso di problemi sarà inoltre sempre possibile inviare nuovamente copia del documento, anche, qualora necessario, con validità legale. L’invio delle fatture tramite file pdf consentirà inoltre di allegare pagine informative o promozionali, consentendoci quindi di sfruttare la comunicazione anche a scopi commerciali. Infine, abbiamo de materializzato anche gli anni precedenti recuperando spazio fisico nei nostri archivi cartacei ed accelerando i tempi di reperimento dei documenti. Non da ultimo, l’affidamento ad un soggetto esterno dell’archiviazione sostitutiva ci consente anche di migliorare la sicurezza nel processo di conservazione dei documenti, realizzando una soluzione in grado di rispondere alle sempre crescenti esigenze di Business Continuity e Disaster Recovery.

Quali sono i progetti futuri che pensate possano portare ulteriori vantaggi in azienda introducendo soluzioni di Content Management nono ancora presenti in azienda?
La gestione dei documenti in formato digitale consente di ridisegnare i processi tramite workflow codificati, estendendo tra l’altro la possibilità di includere soggetti esterni all’azienda, allargando quindi le possibilità di collaborazione ed ottimizzazione dei processi nei confronti di clienti e fornitori. Ciò consentirà di ridurre i tempi di elaborazione ed i relativi costi. Potremo inoltre mettere i documenti a disposizione dei nostri clienti, realizzando per ciascuno di loro un’area di archiviazione dedicata nella quale conservare tutta la documentazione relativa ai rapporti contrattuali intercorsi, ma anche inserendovi contenuti di informazione e promozione dei nostri prodotti.