Le opportunità dell’Enterprise Output Management

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L’ambiente di stampa costituisce un costo notevole per molte aziende e un gran numero di esse comincia a valutare progetti di MPS

L’ambiente di stampa costituisce un costo notevole per molte aziende e un gran numero di esse comincia a valutare progetti di MPS (Managed Print Services), ovvero di gestione servizi di stampa, per ridurre la complessità, contenere i costi, sia a livello finanziario sia l’impatto sull’ambiente, e per mitigare i rischi di sicurezza dell’ambiente di stampa non gestito. Anche se il consolidamento della stampa office può portare a risparmi significativi e a un miglioramento della produttività, molte organizzazioni intravedono la possibilità di realizzare ulteriori risparmi e di giungere a una maggiore efficienza estendendo tali servizi a output provenienti da applicazioni business-critical, come l’ERP. L’attuale economia globale impone alle aziende di ridurre i costi e migliorare l’efficienza, senza dimenticare la conformità alle normative. Le organizzazioni dipendono sempre più dalla capacità di fornire informazioni business-critical sicure, affidabili ed efficaci sia all’interno sia all’esterno dell’azienda, utilizzando svariati canali. Inoltre, la moltiplicazione di canali di distribuzione quali stampa, e-mail, web e dispositivi mobili rendono sempre più sentita l’esigenza di una gestione efficace delle informazioni critiche a livello strategico all’interno dell’organizzazione.
“Il consolidamento delle stampe Office –  ha sottolineato recentemente Samantha Turrin, Country Manager di LRS per l’Italia, Spagna e Portogallo – può portare a significativi risparmi e incrementi di produttività, molte organizzazioni intravedono ora la possibilità, adottando un approccio più ampio e considerando le necessità di produrre output provenienti da tutte le applicazioni business critical, di ottenere vantaggi ancora maggiori in termini di costi e la possibilità di migliorare l’efficienza aziendale”.
Molte aziende gestiscono ambienti IT sempre più complessi, caratterizzati da un patchwork di soluzioni anche molto diverse tra loro, basate su molteplici piattaforme hardware e software. Tutte le applicazioni aziendali hanno subito un’evoluzione diversa, risiedono su piattaforme diverse ( Windows, UNIX o Linux e non di rado anche mainframe), utilizzano diversi sistemi operativi e dispositivi di stampa differenti. Le aziende supportano il loro business con l’ausilio di molteplici applicazioni per supportare procedure finanziarie e contabili, per pianificare le risorse aziendali (ERP, Enterprise Resource Planning), per la gestione della supply chain (SCM, Supply Chain Management) o per la gestione delle relazioni clienti (CRM, Customer Relationship Management). Tali ambienti generano dinamicamente un output costituito da record estratti da un database, sovente corredato da blocchi fissi di testo e/o immagini. L’ambiente office, al contrario, è in genere basato su Windows, di conseguenza i documenti sono creati e prodotti da singoli utenti, anche quando tali utenti lavorano con dati provenienti da sistemi simili, quali i sistemi automatizzati.
La natura eterogenea di queste piattaforme crea un ambiente complesso e difficile da gestire. Molte applicazioni aziendali, come ad esempio SAP, sono dotate di funzionalità intrinseche di output management per formattare, tracciare, gestire e re-indirizzare l’output ma si tratta di funzionalità poco sofisticate o di limitata capacità. Ciò significa che è quasi impossibile per le organizzazioni garantire la distribuzione degli output business-critical, indipendentemente dalla loro destinazione: stampante, e-mail, fax o altro. Questo comporta implicazioni serie per la business continuity in caso di guasto dei dispositivi, oltre a costi aggiuntivi associati al sovraccarico della gestione IT, dovuto all’aumento delle chiamate di assistenza.
Molte organizzazioni stanno già cominciando a correggere le inefficienze dell’ambiente office attraverso un progetto di MPS. Grazie al consolidamento dei dispositivi, e alla loro ottimizzazione, le organizzazioni possono ridurre la complessità di gestione di un ambiente eterogeneo, ridurre i costi e aumentare la produttività.

Secondo un recente survey commissionato da Levi, Ray & Shoup, Inc. (LRS) – www.lrs.com/eom – alla società di ricerche indipendente inglese Quocirca, Inc. (www.quocirca.com) la situazione della gestione degli Output aziendali presenta varie sfaccettature che possiamo riassumere come segue.
Molte aziende gestiscono un ambiente di stampa complesso ed eterogeneo per distribuire, gestire e fornire le informazioni.
La necessità di operare in un contesto globale, obbliga le organizzazioni a una distribuzione rapida, sicura e affidabile delle informazioni a diverse destinazioni, tra cui stampanti, server fax, e-mail, web e dispositivi mobili. Tali informazioni sono generate da diverse applicazioni che risiedono su differenti piattaforme rendendo difficile indirizzare, gestire e garantire la distribuzione degli output, in formato cartaceo ed elettronico, alle destinazioni richieste. Questa mancanza di controllo può comportare costi operativi elevati, servizio clienti inadeguato e scarsa visibilità dei costi collegati.
L’ambiente di stampa office può causare una vera e propria emorragia di spese che molte organizzazioni stanno ora cercando di bloccare implementando progetti di MPS.
Un numero consistente di organizzazioni può contare su poca o nessuna visibilità dei costi di stampa e inoltre la mancanza di una chiara responsabilità in azienda su questi aspetti, dove spesso tali progetti sono seguiti da uffici diversi con competenze diverse, comportano che i progetti siano affrontati in maniera parziale, senza una visione d’insieme. I progetti di MPS consentono alle organizzazioni di ottenere una migliore visibilità dei costi, grazie alla gestione centralizzata, offrendo un supporto proattivo che suggerisce le aree di miglioramento: i costi così si riducono, migliorando sia la produttività sia la business-continuity. Tuttavia, i progetti di MPS spesso sono rivolti solo a stampe office.
Anche se i progetti di MPS rappresentano una modalità efficace di gestire i costi di stampa office, non si rivolgono a documenti prodotti dalle applicazioni di business.
Molte aziende basano il loro successo competitivo sulla puntuale consegna dei documenti business-critical, provenienti da applicazioni legacy (come ERP e CRM), eppure troppo spesso la distribuzione di documenti come polizze di assicurazione, estratti conto, fatture, documenti di trasporto o etichette con codici a barre, è gestita in modo disomogeneo senza un controllo centralizzato. Questo porta a un sottoutilizzo dei dispositivi e a colli di bottiglia.
Un approccio olistico all’Enterprise Output Management (EOM) conferisce maggiore visibilità e controllo della distribuzione di documenti sia office, sia business critical.
Grazie ad un EOM centralizzato, le organizzazioni possono sfruttare i vantaggi offerti da un unico punto di controllo per tutti gli output, dalla gestione efficiente delle risorse e da un accounting centralizzato. L’EOM garantisce la distribuzione sicura delle informazioni business-critical e assicura anche che i documenti siano forniti nel formato richiesto per la stampa, fax, e-mail, FTP o web. Grazie a una soluzione software indipendente da piattaforme, applicazioni, hardware e dispositivi, l’EOM consente la distribuzione controllata verso differenti canali di comunicazione, con funzionalità di error- recovery e di bilanciamento del carico di lavoro.

La valutazione di un Enterprise Output Management rappresenta il primo passo strategico dopo aver deciso di implementare progetti di MPS.
Il risparmio dei costi e la ricerca di efficienza non si fermano con i progetti di MPS per office. Estendendo i progetti di MPS agli output provenienti dalle applicazioni core delle aziende, si concorre a ridurre i costi IT, a migliorare la sicurezza nella distribuzione dei documenti avendo l’opportunità di diminuire la produzione di documenti cartacei e il conseguente spreco di energia. Il ridotto consumo di energia e carta è ottenuto mediante un migliore impiego dei dispositivi esistenti e l’identificazione dei documenti cartacei che è possibile sostituire con un formato elettronico o eliminare. I costi IT sono ridotti grazie ad una gestione semplificata mentre le funzionalità di sicurezza EOM centralizzate garantisce l’accesso appropriato e il controllo ottimizzato degli output.

Enterprise Output Management: un approccio collaudato
La necessità di risolvere i problemi di gestione della distribuzione dei documenti business-critical ha creato un nuovo scenario in cui l’Enterprise Output Management (EOM) consente il controllo e la gestione globale per tutti i processi di stampa aziendali. Sono considerati sia i costi di stampa dei sistemi Windows che di quelli non Windows e si ottiene una visibilità diretta di tutti i costi di stampa all’interno di un’organizzazione. Con l’EOM non è più necessario affidarsi unicamente all’output stampato per la distribuzione dei documenti business-critical generati dai sistemi aziendali alle destinazioni elettroniche, inclusi web, fax, e-mail o dispositivi mobili. Le organizzazioni che hanno adottato una strategia EOM stanno già beneficiando dei vantaggi. Grazie al controllo centralizzato, l’EOM consente di automatizzare processi manuali onerosi in termini di tempo, rendendo possibile per l’organizzazione l’ottimizzazione delle risorse, l’aumento della produttività, la riduzione dei costi e la garanzia di conformità ai requisiti normativi.

Una struttura per l’EOM
L’EOM integra le differenze dei dati di stampa emergenti dai diversi sistemi client-server e mainframe in uso in azienda. Consente l’indirizzamento dei processi, il controllo dei flussi di lavoro e la gestione delle destinazioni a tutti i livelli. Gli output provenienti da office, dai Data Center e dalle divisioni aziendali, possono essere consolidati in un singolo punto e distribuiti a settori di produzione, gruppi di lavoro, stampanti di etichette e codici a barre, oltre naturalmente ad altre destinazioni come e-mail, file PDF o strumenti di archiviazione. L’EOM consente di utilizzare un unico punto di controllo per tutti gli output, superando la complessità degli odierni ambienti composti da sistemi hardware e software.

 

Cosa cercare in una soluzione EOM
Le soluzioni EOM sono spesso fornite come suite di prodotti che offrono una gamma di funzionalità variabile in base alle esigenze aziendali. In genere, è possibile aggiungere ulteriori moduli con l’espansione della strategia EOM dell’azienda. Di seguito è riportato un elenco di fattori da considerare durante la fase progettuale:

Considerazioni sul fornitore

• Precedenti esperienze: considerare un fornitore di soluzioni EOM di comprovata credibilità ed esperienza nell’implementazione di piattaforme EOM. Il fornitore deve avere vasta competenza nella tecnologia di stampa degli output ed è richiesta anche la capacità di supportare la distribuzione degli output sotto forma di documenti elettronici. Valutare i precedenti nell’implementazione di soluzioni in aziende simili o nei mercati verticali.
• Partnership: verificare eventuali alleanze stabilite con fornitori di MPS leader del settore e produttori di stampanti e dispositivi multifunzione che garantiscano la gestione centralizzata delle attività di stampa office, unitamente a funzionalità estese alla distribuzione di output generali alle applicazioni core business, ad esempio l’integrazione con soluzioni di generazione documenti o l’integrazione con prodotti per il monitoraggio di processi aziendali e la pianificazione di attività (BPM).
• Tecnologie basate su standard aperti: cercare un fornitore che offra tecnologie basate su standard aperti, che consentono l’interoperabilità con i sistemi aziendali. Le architetture SOA (Service-Oriented Architecture) e le Web Service Architecture sono l’ideale in caso di più dispositivi back-end e per una vasta gamma di dispositivi e sistemi operativi.

Considerazioni tecniche

• Supporto aperto, non specifico per alcuni vendor: la tecnologia deve consentire l’accettazione di formati file diversi e di flussi di stampa multipli (AFP, PostScript, PCL e così via), in modo che sia possibile stampare con qualsiasi stampante presente in azienda, incluse quelle all’interno dei data centre, delle sale stampanti o degli uffici dipartimentali. Deve inoltre essere possibile l’invio degli output ad altri dispositivi, quali fax, e-mail, web e dispositivi mobili, in base ai requisiti aziendali.
• Controllo centralizzato: la tecnologia deve fornire un singolo punto di controllo per tenere traccia e gestire tutti i processi aziendali, utilizzando un’unica interfaccia per l’invio e l’indirizzamento dei processi, il bilanciamento dei carichi di lavoro e il ripristino automatico dei processi in seguito a errori.
• Accounting e raccolta dei dati: la tecnologia deve fornire opzioni di chargeback per l’output di stampa.
• Sicurezza centralizzata: cercare una soluzione con una procedura di archiviazione e recupero che risolva eventuali problemi legati ad archiviazione, auditing e accesso. Considerare la capacità di fornire funzionalità di autenticazione centralizzata per la consegna dei documenti stampati, come ad esempio il “pull-printing” con i dispositivi di output di tutta l’azienda.
• Integrazione con tutte le applicazioni: accertarsi che le soluzioni d’interesse forniscano interfacce per applicazioni core come ERP o CRM e che si tratti d’interfacce che utilizzano gli standard supportati dal fornitore delle applicazioni. Verificare che esistano relazioni aziendali tra il fornitore della soluzione EOM e tali fornitori di applicazioni, inclusi Oracle, SAP e i fornitori di altri prodotti rilevanti, quali ad esempio soluzioni di generazione documenti, pianificazione delle attività/monitoraggio dei processi aziendali o prodotti di archiviazione.

Conclusioni
Anche se la riduzione delle attività di stampa office è il primo passo per tenere sotto controllo i costi, si tratta pur sempre di una misura con alcune limitazioni e che non tiene conto di quanto pesi la distribuzione di documenti generati da applicazioni core business per quanto riguarda i costi complessivi e l’efficienza dell’intera organizzazione. Le aziende che dipendono dalla distribuzione di documenti business-critical dovrebbero considerare una strategia di EOM per scoprire maggiori opportunità di riduzione delle spese di stampa utilizzando canali elettronici alternativi e più efficaci. Una strategia di EOM completa permette l’adozione di un’unica soluzione di gestione adatta per un ambiente non omogeneo, che consenta una gestione centralizzata, indipendentemente dal formato o dalla destinazione dei documenti prodotti, per un significativo risparmio sui costi e una maggiore efficienza dei processi aziendali. Con l’aumentare della competitività degli ambienti, è sempre più importante per un’azienda rispondere tempestivamente e distribuire le informazioni in formato corretto, nel posto giusto e al momento giusto, in modo sicuro ed economico. Oggigiorno la necessità di distribuzione dei documenti, non è più ristretta alle attività di stampa e le organizzazioni devono essere in grado di trasformare i processi legati alla distribuzione dei documenti per permettere l’ampliamento verso una moltitudine di canali, che si tratti di web, e-mail, portali o dispositivi mobili. Un sistema di Enterprise Output Management correttamente implementato e complementare all’ambiente gestito dai servizi di MPS può fornire indubbi vantaggi. Adottando un singolo punto di controllo per tutti gli output prodotti, una gestione intelligente delle risorse e un unico punto di controllo per l’accounting, le organizzazioni possono ridurre i costi di tutte le operazioni legate alla distribuzione degli output, utilizzare i dispositivi in modo più efficiente e garantire una maggior conformità normativa. Uno scenario per il futuro vedrà l’integrazione di hardware, software e applicazioni aziendali e consentirà di ottimizzare gli investimenti in questo tipo di tecnologia. Nonostante i progetti di MPS rappresentino il primo passo per limitare i costi crescenti correlati alle attività di stampa office, solo una strategia EOM integrata può consentire alle aziende di gestire in modo sicuro, affidabile ed economico la distribuzione multicanale dei documenti in tutta l’organizzazione.