Verso nuovi orizzonti

Per Romeo Scaccabarozzi, Presidente di Axiante, non ci sono dubbi: la Business Intelligence (BI) è sempre più fondamentale per le imprese, al punto da non poterne fare a meno e non solo nei dipartimenti dove si analizzano le vendite o si progettano efficaci strategie di marketing. La BI trova applicazione nell’ambito amministrativo, dove è possibile migliorare il supporto di gestione e i processi in cui è coinvolta la figura professionale del CFO. Con lo sviluppo della mobilità e dei nuovi concetti di gestione d’impresa fondati sulla velocità, la BI sta oggi cambiando volto, come ci aiuta a capire Scaccabarozzi in questa intervista.

Come sta oggi evolvendo l’interesse nella BI?
La Business Intelligence raccoglie esigenze differenti da parte delle diverse figure aziendali, interesse che cambia nettamente a seconda del ruolo e del profilo delle persone. Da una parte c’è l’IT con le sue esigenze, dall’altra le persone business che poi sono gli utenti finali della BI. Nell’ambito dell’IT è esploso già dalla fine dello scorso anno il concetto di self service che accompagna il grande bisogno di nuovi modi per accontentare più utenti con il minimo dispendio di risorse. Dal lato degli utenti, l’internazionalizzazione delle aziende, le esigenze di mobilità, l’evoluzione di alcuni ruoli centrali come la figura del CFO rendono fondamentale l’impiego più esteso della BI.

Cosa significa BI self service?
Significa per l’IT investire su portali informativi e predisporre analisi già pronte che, se anche non forniscono esattamente i dati ricercati dagli utenti, almeno si avvicinano. L’IT è oggi consapevole di dover far fronte con meno risorse a un numero sempre più grande di richieste. Il self service significa, nell’ambito della reportistica e dell’analisi, mettere a disposizione dati pre-elaborati, lasciando che siano gli utenti a prenderli e rielaborarli nel momento del bisogno. Una cosa ben differente dall’inviare loro i report direttamente. A differenza di altri servizi, gli utenti della BI tendono a cambiare molto frequentemente le loro esigenze. Le soluzioni self service liberano l’IT dai grossi oneri del rapporto con gli utenti, consentendo di dedicare più tempo a compiti come facilitare l’accesso ai dati, garantire la data quality, la normalizzazione. Un aspetto da non trascurare è anche la formazione: se voglio che il self service funzioni davvero, devo fare in modo che l’utente sappia come usarlo e attivarsi in modo diverso da come ha fatto in passato.

Cos’altro sta cambiando nelle modalità d’accesso?
È in atto un cambiamento nei modi con cui i dati prodotti dalla BI vengono “consumati” dagli utenti. Su questo fronte si registra il vistoso passaggio dai sistemi fissi a quelli mobili, che poi significa accedere alle informazioni anche da dispositivi come gli smartphone o l’iPad. Molti reparti IT hanno già compreso questo fenomeno e si stanno attrezzando con analisi d’impatto e con progetti per l’accesso in mobilità alle applicazioni da parte degli utenti aziendali. Una delle questioni più banali è rendere disponibili le stesse informazioni aziendali a cui si può accedere remotamente con un notebook anche su dispositivi più leggeri, come l’iPhone. Per far questo serve una revisione delle applicazioni aziendali in modo che possano essere usate anche senza la tastiera, che permettano di vedere decentemente i dati su schermi piccoli e soprattutto in connessione con reti molto più lente della Lan aziendale. Dal lato della presentation serve avere informazioni più sintetiche, lasciando le analisi di dettaglio alle viste su PC, in modo da limitare i dati che devono essere trasferiti via etere. Occorre anche prestare attenzione alla creazione di dashboard con informazioni di dettaglio specifiche per settore.

Qual è la reale portata della mobilità?
Con essa si affermano altri cambiamenti. Oggi come oggi chiamare una persona è un fatto immediato, con il cellulare. Allo stesso modo posso avere buona parte delle informazioni di cui ho bisogno in poco tempo accedendo a Internet. C’è un cambiamento nelle modalità d’uso della tecnologia e ci sono modi diversi di consumare e di accedere ai dati. Fino a ieri era usuale per le aziende fare dei resoconti a fine mese e accedere alle informazioni solo dal PC dell’ufficio. Oggi stiamo andando in un’altra direzione: tablet e altri dispositivi mobili faranno sì che sempre più persone pretenderanno di avere dati aggiornati disponibili in modo più immediato.

Stiamo parlando di real time?
C’è la tendenza ad andare verso una fruizione sempre più vicina al real time. La potenza elaborativa dei sistemi è cresciuta molto rispetto al passato e non è più d’ostacolo, così come non lo sono i costi. L’IT ha a disposizione infrastrutture più ricche e standardizzate rispetto al passato. I software di ETL (Extraction Transformation & Loading) non hanno più bisogno di onerosi sviluppi di codice custom e le soluzioni di BI e di data warehousing meno parcellizzate permettono di gestire con elevate performance grandi quantità di dati. Ci saranno sempre più dati e questo permetterà di “spostare” più in alto gli obiettivi. È il caso di un progetto che Axiante ha seguito in una multinazionale italiana del settore farmaceutico presente in diversi continenti. A causa delle differenze di fuso orario tra le filiali la società aveva problemi nel consolidamento dei dati di vendita su base giornaliera, al punto da non poter mai contare su dati completi a livello mondiale. Ridisegnando il modo con cui i dati sono raccolti ed elaborati, siamo riusciti a guadagnare 4 ore nelle operazioni di consolidamento giornaliero e completare il lavoro prima delle riaperture. Da tre mesi a questa parte, il sistema invia sugli iPhone di 35 manager la situazione mondiale aggiornata e sempre allineata delle vendite.

A di là di vendite e marketing, chi altri si avvantaggia della BI?
Chi è al timone dell’azienda, ossia il top management: direzione, board, responsabili vendite, specialisti marketing, ecc. Queste persone hanno bisogno di avere il supporto della BI per poter decidere e discutere con efficacia nelle loro riunioni. Non solo quando sono in azienda, poiché molte attività sono ormai destrutturate, ma anche al telefono, al ristorante, nella hall di un aeroporto. Poi c’è il bisogno di BI da parte di figure professionali specifiche, come il CFO, che può avvantaggiarsene nel controllo di gestione. Il CFO non può fare errori. Nel suo lavoro, oltre alle analisi ha bisogno di poter effettuare simulazioni. Deve fissare gli obiettivi finanziari prima che inizi l’anno o il semestre e tornare sulle sue valutazioni quando qualcosa mostra di andare in modo differente da quanto è stato previsto. C’è l’esigenza di usare al meglio la BI nel controllo di gestione. Serve automatizzare i processi e ridurre i tempi che si perdono tra pianificazione, analisi, reazione. Se infatti l’analisi viene già fatta con strumenti evoluti di BI, per la pianificazione si ricorre spesso ad Excel, mentre per l’operatività si usa ancora carta e penna. Senza uno strumento comune per questi processi i tempi si allungano in modo considerevole. Ciò che è importante è quindi riunire sotto un unico cappello BI, CPM (Corporate Performance Management) ed EPM (Enterprise Performance Management). Così è possibile gestire le performance in modo più efficace, tenendo conto di dove si vuole arrivare, del livello di marginalità da raggiungere, e così via.

La tecnologia ha quindi cambiato il ruolo del CFO…
Il CFO ha acquisito negli ultimi anni più credito in azienda. Se si guarda alle organizzazioni aziendali, questa figura è sempre tra i primi tre dirigenti e, con il CEO, è il più esposto nelle situazioni di crisi. Non c’è più “il ragioniere” che tiene i conti come vediamo nei nostri rapporti con l’ANDAF (associazione nazionale dei direttori amministrativi e finanziari). Oggi ha uno status importante e fornisce numeri affidabili alla direzione e a tutto il resto dell’azienda. E’ ovvio che per sostenere questo ruolo il CFO deve avere supporti più efficaci di quelli di cui ha potuto disporre in passato. E’ anche la persona che ha più interesse all’aggiornamento e al buon funzionamento dell’IT e del data warehouse. Per questo, nove volte su dieci il CFO è il naturale riporto dell’IT ed è la persona che non accetta scusanti se qualcosa va storto. Rispetto al passato è più presente nei reparti aziendali, anche con il rischio di entrare in conflitto con gli altri manager.

In conflitto soprattutto con i CIO?
Il CFO è più coinvolto sul fronte IT perché questo serve per avere numeri attendibili e nel modo più veloce possibile. Il problema del CFO non è quello di sostenere l’implementazione di un software ERP, ma andare oltre impiegando BI, gestione documentale, fino ai sistemi di simulazione. Non c’è più la figura del dirigente amministrativo che resta 30 anni nella stessa azienda, ma ci sono persone che rimangono il tempo necessario a raggiungere un obiettivo e che quindi trasferiscono esperienze da una realtà all’altra. Nei riguardi dell’IT il CFO può anche fare degli errori, per esempio non dando la giusta rilevanza al supporto dei sistemi informativi e all’integrazione dei dati. Rispetto ad altri dirigenti, il CFO ha il ruolo d’integratore delle informazioni aziendali e tale integrazione deve essere mantenuta nel tempo. Per questo serve la collaborazione del CFO con l’IT.

Il controllo di gestione è la nuova frontiera?
Il controllo di gestione è una fabbrica di numeri da elaborare, perché l’azienda è sottoposta a stress continui e occorre ricalcolare i livelli di margine. Il CFO ha bisogno di ridurre i tempi per le sue elaborazioni, dare indicazioni a entità diverse che non sono soltanto la direzione centrale. Deve essere sempre una fonte credibile di informazioni, dove convergono e si consolidano i numeri di tutti i reparti. Negli ultimi semestri è stato posto grande accento sui sistemi di pianificazione e forecasting. Il collegamento delle componenti permette di definire i piani e poi rielaborarli nel corso dell’anno sulla base dei fattori che intervengono. Questa è a logica che Axiante propone con il Rolling Forecast. Si tratta di elaborazioni che possono richiedere molto tempo se in partenza si hanno informazioni di Business Intelligence, dati Excel e osservazioni scritte su carta. La BI unita al Performance Management rende il tutto gestibile in mezza giornata.

Quali realtà sono oggi pronte per l’uso avanzato della BI?
C’è una netta differenza tra le aziende distribuite sul territorio e quelle che operano a livello locale. Quando l’azienda è multinazionale o distribuita non si può più fare “gestione a vista” e serve una struttura più rigida dei rapporti e dei processi. In questa situazione non si può fare a meno della Business Intelligence. Sono oggi più attive le aziende che hanno una forte presenza all’estero o hanno una quota di export considerevole. È il caso di un’azienda del settore termo-sanitario, nostra cliente, che ha ottenuto successi notevoli sul mercato cinese costruendo caldaie che abbinano le funzionalità a un’estetica molto curata. La Business Intelligence è stata fondamentale in questo caso per individuare le esigenze del mercato specifico. Un altro caso è Jeppesen, azienda del Gruppo Boeing, che fa mappe per chi naviga o vola. Poiché l’Italia è responsabile del coordinamento della Divisione Marine per tutto mondo, il nostro progetto per la gestione dell’R&D ha assunto rilevanza europea e mondiale.