Negli ultimi vent’anni le imprese hanno indirizzato le loro scelte tecnologiche verso soluzioni informatiche gestionali in grado di assolvere al maggior numero possibile di funzioni e caratterizzate da un’architettura integrata. Con Internet, però, l’organizzazione aziendale ha assunto una configurazione “aperta” che ha reso cruciale la gestione dei rapporti con la clientela, con i fornitori e con i partner commerciali. I vecchi sistemi ERP non potevano più far fronte a queste nuove esigenze e, per questo, si sono diffusi i package software per il CRM (Customer Relation Management) e il SCM (Supply Chain Management). Di recente, gli imprenditori più attenti e i progettisti più lungimiranti hanno studiato un nuovo modo di gestire la produzione e hanno cercato di migliorare l’offerta di tecnologie, concentrandosi proprio sui processi di gestione aziendale. Il principio più significativo di questa nuova visione imprenditoriale o progettuale indica che non sempre è necessario abbandonare completamente i vecchi sistemi, ma può essere sufficiente integrarli adottando sistemi software adatti a specifiche funzionalità poi integrati via middleware o “glue-code”. Sta emergendo, infatti, la tendenza delle aziende a preferire soluzioni modulari che permettano di scegliere componenti da vendor diversi, riuscendo così a creare soluzioni ad hoc che rappresentano il meglio della specie (best-of-breed). Tale approccio, volto alla scomposizione delle funzionalità degli applicativi “monolitici”, per svolgere nuovi processi di business, ha dato il via a tutta una nuova categoria di software definiti Business Process Management System (BPMS).
Un motore per i processi
Si tratta di un unico ambiente di modellazione, integrazione ed esecuzione operativa che può essere applicato praticamente a qualsiasi processo gestionale. Tali software funzionano come una sorta di “motore” per i processi aziendali, ovvero come una piattaforma di automazione che media l’integrazione con i sistemi dei partner commerciali, con i database interni e con il sistema di ERP. I BPMS hanno il vantaggio di riuscire a tenere insieme i diversi componenti software e i processi operativi di business in un modo flessibile e “maneggevole”. Si potrebbero paragonare, per agilità e flessibilità, ai sistemi di gestione dei database relazionali (RDBMS – Relational Database Management System). Così come i RDBMS permettono di condividere i dati aziendali tra gli applicativi e tra le imprese (usando il linguaggio comune SQL) i sistemi per la gestione dei processi aziendali consentono di condividere i processi di business, usando il linguaggio comune BPQL. Questi ultimi, infatti, estrapolano le diverse componenti funzionali dai pacchetti applicativi tradizionali proprio come i sistemi di gestione dati estraggono i dati dalle varie applicazioni per portarli su una piattaforma condivisa che permette di gestire meglio il loro uso. I sistemi di BPM attivano l’integrazione delle componenti di ultima generazione nei processi gestionali a partire dalle specifiche degli aspetti da gestire (il modello del processo), piuttosto che da specifiche tecniche (spesso nascoste e rigide) di un’interfaccia di sistema. Lo sviluppo di un BPMS nella gestione di un processo di business comporta anche altri vantaggi: gli ambienti applicativi possono essere collegati tra loro, facilitando la condivisione di descrizioni di processi di business “punto a punto”, rendendo superflua un’ulteriore integrazione tra livello degli applicativi/ database e processo gestionale; l’attività umana e il workflow possono essere incorporati in questo sistema complesso di software “process-centric”; i componenti del software possono essere orchestrati in modi nuovi; la descrizione del processo di business può essere adattata a specifici bisogni di partner o clienti; si può creare un’unica interfaccia utente fornita da un singolo portale, che può integrare al suo interno anche i processi di legacy; si può controllare, ottimizzare e analizzare l’intera operazione e ottimizzazione di un processo di business; si possono progettare, infine, nuovi applicativi che interagiscano e trasformino l’intero processo, da punto a punto, senza ricorrere ad una nuova architettura del software.
Un lungo processo
L’evoluzione dei sistemi di business, da pacchetti applicativi monolitici a suite basate su componenti, fino ai sistemi basati sul processo, è stato un percorso lungo durato diversi anni. Si è passati da sistemi chiusi che gestivano i processi separatamente (oggi superati) a sistemi costituiti da componenti più facili da richiamare (è il livello offerto da tutti quei prodotti che attualmente si propongono come specializzati nella gestione del processo). Le versioni più moderne hanno componenti addizionali che arricchiscono la complessità della struttura e consentono di seguire i processi a qualsiasi punto del loro percorso, con la possibilità anche di modificarli e renderli più semplici, riorganizzando le attività in qualsiasi sequenza. I sistemi di ultima generazione, definibili propriamente come BPMS, hanno solo componenti che lavorano con il gestore di processi senza ponti o “giunture”. Nel nuovo mondo dell’IT “process-centric”, l’architettura di software si allinea più prontamente con l’attività di business. I processi possono essere espressi a diversi livelli di dettaglio, fino a quelli più raffinati, rendendo più facile agli imprenditori le modifiche e l’evoluzione dei processi di business. Inoltre, l’attività di progettazione di tali processi può essere guidata dalla focalizzazione su diversi obiettivi, come tempo, costo e pratiche operative.
Integrazione, automazione e gestione.
L’integrazione dei processi gestionali (Business Process Integration – BPI) si focalizza sull’insieme di attività che devono essere svolte per soddisfare una richiesta di gestione. Mentre l’integrazione dei software aziendali (EAI – Enterprise Application Integration) si occupava del supporto a eventi isolati di integrazione di software, il BPI gestisce sequenze di attività estese, come i processi di lunga durata, le transazioni compensative, le cancellazioni (guidate da esigenze di gestione). L’automazione dei processi di business (BPA – Business Process Automation) produce l’integrazione dei processi gestionali fornendo strumenti che modellano, simulano e operano nuovi processi “punto-a-punto”. Questo tipo di automazione lavora per coprire la distanza tra il processo automatizzato e quello manuale, facendo rientrare le attività umane in un workflow collaborativo. Si tratta, in pratica, di una struttura progettata per garantire agilità, supporto decisionale e adattamento in tempo reale. A differenza dei processi di integrazione, che sono vincolati da elementi applicativi della legacy, i processi automatizzati hanno luogo in un ambiente separato, in cui si possono eseguire logiche e regole complesse. Il sistema BPMS implementa l’automazione dei processi di business convogliandone le descrizioni in un solo ambiente, comprendente anche quello della legacy, all’interno del quale i processi possono essere disegnati e gestiti. In questo modo, tutti i dati, che descrivono lo stato del processo e le comunicazioni tra i partecipanti coinvolti, vengono esposti a tutti gli applicativi “consapevoli” del processo, attraverso un linguaggio specifico. Con una piattaforma BPMS, infatti, l’impresa può gestire le risorse di processo in un modo simile a quello di un sistema di gestione dati rispetto al database. I software di ERP, CRM e SCM di prossima generazione saranno costruiti seguendo questo paradigma “processo-centrico” e saranno capaci di prevedere, evolvere e adattare gli interi processi, persino con la capacità di rispondere agli stimoli dell’ambiente aziendale circostante. In questo modo, si aprirà la strada alla creazione di un’impresa guidata in tempo reale dall’evento economico.
La scelta della soluzione.
Molti venditori di software di diverse categorie hanno iniziato da tempo a porre l’accento sulle capacità di gestione dei processi di business delle loro soluzioni. Da quando i vantaggi del management dei processi sono diventati più evidenti, tutti sembrano all’improvviso orientarsi verso i processo, ognuno con un approccio diverso. Le imprese, infatti, possono trovare sul mercato prodotti di gestione dei processi di tutti i tipi, da quelli specializzati nel lavoro di gruppo a quelli che si occupano del singolo dipartimento, fino alle piattaforme indirizzate a tutta l’impresa. Spesso però questi prodotti agiscono in ambiti ristretti, incapsulati nelle maglie ereditate dalla tecnologia proprietaria dei loro venditori. Per esempio, un prodotto per il workflow che si volesse far evolvere verso la gestione di un processo darebbe una serie di possibilità diverse rispetto a quelle offerte da un server di applicazioni che evolve in server di processi. Per questa ragione è difficile – e inutile – fare paragoni tra i vari prodotti orientati ai processi attualmente presenti sul mercato. Le imprese devono fare attenzione a scegliere la soluzione giusta, distinguendo tra chi ha esperienza in questo settore e chi pretende di averla. In particolare, devono considerare che attualmente ci sono diverse tendenze tra i venditori di software per il processo gestionale. I prodotti per l’Enhanced Enterprise Application Integration (EAI) sono strumenti che includono la progettazione, l’ottimizzazione e l’analisi del processo; i BPM Middleware sono “motori” di processi gestionali o di workflow aggiunti o integrati all’EAI, a server di applicativi o ad altre soluzioni middleware; i Workflow Potenziati (Enhanced) sono prodotti moderni per il workflow che estendono il paradigma collaborativo all’ambito dell’integrazione aziendale, integrando il middleware con i processi di transazione; i nuovi Process Manager sono software sofisticati che uniscono e dirigono le operazioni degli elementi esistenti dell’infrastruttura IT, spesso dando loro un ruolo di supervisione all’interno dell’impresa; gli Strumenti di Sviluppo dei Processi sono ambienti di sviluppo applicativo che usano le regole e i processi per creare rapidamente nuovi applicativi; gli Strumenti di Ingegneria dei Processi permettono la progettazione, l’ottimizzazione, l’analisi e la simulazione dei processi; i BPMS volevano avere inizialmente un ruolo simile a quello dei sistemi di gestione del database, ovvero di piattaforma per la progettazione, lo sviluppo e la diretta esecuzione dei processi gestionali dell’impresa. Pochi prodotti danno una soluzione completa e quelli che sostengono di farlo spesso si basano su alleanze e acquisizioni di tecnologie che non lavorano insieme sistematicamente o “naturalmente”. Come accade con altre soluzioni IT, questi prodotti o suite variano in funzionalità, scala, affidabilità e aderenza agli standard. Così le imprese, invece di adottare una soluzione completa, tenderanno ad affidarsi ad integratori di sistemi e architetture IT in grado di combinare i componenti di ultima generazione con i metodi di ingegneria dei processi, per passare ad architetture incentrate sui processi. Alcune organizzazioni ritengono necessario sviluppare soluzioni per l’EAI, altre usano estesamente workflow; poche stanno invece avviando gestori di processi dipartimentali, mentre la maggior parte usa strumenti già esistenti di reingegnerizzazione (BPR – Business Process Reengineering). E’ un quadro complesso. Gli applicativi disponibili oggi sono molti e solo una parte sono afferenti al gruppo dei BPM.
Conclusioni
Le attuali condizioni di mercato, fortemente competitive, spingono oggi l’impresa ad essere più competente nella gestione dei processo aziendali. Per questo, la ragione che spinge ad adottare le nuove soluzioni di BPMS non è di carattere tipicamente tecnologico, ma economico. Secondo molti analisti, infatti, tali sistemi daranno alle aziende l’opportunità di raggiungere alti livelli di produttività e di avere una performance migliore e in tempi più rapidi. Queste esigenze hanno spinto le aziende a cambiare il loro modo di gestire i loro processi, impostandoli verso la collaborazione con i partner commerciali e verso l’attribuzione di valore ai clienti.
