I processi di gestione documentale sono il punto di partenza per l’efficienza dell’amministrazione di qualsiasi impresa. Un elemento spesso dato per scontato e acquisito da tempo. In realtà mentre imprese medie e piccole si dicono pronte ad abbracciare il cloud e affrontano con agilità il tema dei Big Data, molte aziende italiane sono ancora arretrate proprio nelle soluzioni fondamentali.

A far luce su questo aspetto ci ha pensato Ricoh, attraverso i dati raccolti da Coleman Parkes sul nostro Paese.

Risulta così che in Italia le nuove tecnologie, incluso il cloud computing, sono indicate dal 97% delle aziende intevistate come i principali fattori che stanno trasformando la gestione documentale. Il 96% delle aziende italiane del campione, la percentuale più alta di tutta Europa, è convinto che anche i cambiamenti demografici nelle imprese si traducano in nuovi modi di lavorare e di gestire le informazioni.

In questo contesto, le aziende hanno affermato di non essere ancora riuscite a garantire che i processi documentali siano sicuri, ecosostenibili, efficienti, efficaci e tali da permettere la condivisione delle informazioni. La situazione italiana risulta essere particolarmente critica, con percentuali più basse rispetto alla media europea: solo il 22% delle aziende del campione italiano afferma di essere riuscito a implementare processi documentali sicuri e solo il 25% pensa di aver superato la sfida della sostenibilità. La situazione non appare migliore dal punto di vista dei costi: solo il 29% del campione ha reso i processi documentali efficaci dal punto di vista economico. Le aziende del nostro Paese incontrano difficoltà anche nella condivisione delle informazioni e solo il 29% del campione italiano è riuscito a raggiungere questo obiettivo.

La ricerca ha poi analizzato in che modo le aziende utilizzano le tecnologie necessarie per gestire i processi documentali critici, mettendo in evidenza come le imprese hanno implementato tecnologie all’avanguardia, ma non sempre le utilizzano in maniera ottimale.
Il 95% delle aziende italiane coinvolte nel campione (la più alta percentuale di tutta Europa, in cui la media è del 79%) afferma che il potenziale delle nuove tecnologie è frenato dalla presenza in azienda di sistemi legacy. Il 90%, sempre la percentuale più alta d’Europa dove la media è del 78%, afferma che la propria azienda investe in nuove tecnologie prima di aver colto a pieno il potenziale di quelle già esistenti. Ecco perché alla domanda ‘quale consiglio dareste a un’azienda che ha necessità di migliorare i processi documentali critici?’, la maggior parte delle imprese italiane consiglia di massimizzare il software e l’hardware già installato comprendendone al meglio le funzionalità.

Tra le tecnologie che maggiormente stanno semplificando la gestione dei processi documentali critici vi sono i sistemi per la videoconferenza (82% del campione italiano) e i device mobili (77%), seguite dai dispositivi personali, come per esempio iPad e iPhone, utilizzati per il business (71%).
In Italia il 73% delle aziende dichiara di utilizzare il cloud computing nel front-office e l’81% nel back-office. Ma quanto la ‘nuvola informatica’ semplifica i processi documentali? In linea con il resto d’Europa i manager italiani sono divisi su questo punto: il 55% del campione del nostro Paese afferma che il cloud computing stia semplificando la gestione dei processi, mentre il restante 45% è convinto che essa rappresenti un ostacolo. Per quanto riguarda gli investimenti tecnologici nel back-office e nel front-office nelle aziende italiane, come in quelle europee, si verifica spesso un gap poiché le aziende tendono a investire maggiormente nel front-office. Manca quindi un approccio integrato alla gestione dei processi e questo causa colli di bottiglia e inefficienze.