Questa trasformazione viene innescata quando si sfruttano operativamente i processi e i modelli di business originati dall’uso intensivo e pervasivo dell’ICT ma richiede atteggiamenti mentali e strumenti software adeguati per trasformare le normali attività riconducibili finanziarie in servizi erogati dalle nuove unità organizzative interne ed esterne alle imprese.
I vantaggi dell’e-finance sono numerosi e vanno dalla riduzione dei costi di elaborazione delle transazioni all’espansione dell’ambito di utilità delle informazioni dei sistemi contabili e finanziari, dall’estensione della semplice ricerca di informazioni “rozze” al miglioramento della qualità e della significatività dei dati accessibili. Tuttavia, per realizzare questi vantaggi, i professional della finanza devono conoscere, acquisire e sfruttare le nuove tecnologie, riallineare le competenze settoriali tradizionali di questo settore, attuare iniziative di trasformazione dei processi e concentrare l’attenzione sui servizi informativi a valore aggiunto.
Nuovi atteggiamenti e nuovi processi
Data la radicata pervasività degli effetti della globalizzazione, si rende necessaria una profonda ristrutturazione dei sistemi software di contabilità e finanza. Questa trasformazione è necessaria in quanto la finanza elettronica richiede che le aziende siano in grado di prendere parte e gestire nuovi modelli e processi di business. Per esempio, i modelli e i processi di business coinvolti nelle comuni attività aziendali di approvvigionamento e di evasione ordini stanno rapidamente cambiando. I sistemi di e-procurement mettono in collegamento le aziende direttamente con i cataloghi online dei propri fornitori e consentono loro di collaborare con gruppi di fornitori appartenenti a comunità globali di commercio sul Web. La comparsa di siti di aste web, di svendita delle rimanenza di magazzino e di acquisto last-minute sta a indicare che gli agenti software che animano i sistemi di procurement sono in grado di garantire il miglior prezzo tramite la scelta selettiva delle fonti di approvvigionamento. Un agente è ormai in grado di controllare centinaia di fonti al minuto anziché decine di fonti all’ora mentre molte procedure di acquisto sono basate ancora su supporti cartacei e non sono stati progettati per operare in ambienti in cui possono collaborare con un’ampia gamma di servizi web.
D’altro canto, i siti di commercio elettronico stanno espandendo il parco clienti, portandolo a dimensione globali (almeno potenzialmente), e consentono di mettere in contatto diretto le aziende con i propri partner. I clienti che acquistano sul Web possono essere clienti esistenti, nuovi clienti, rivenditori, partner in franchising, o, ancora, dipendenti che effettuano acquisti online dal punto vendita virtuale dell’azienda. I nuovi partner possono essere provider di contenuti del sito di commercio elettronico dell’azienda, provider di servizi di elaborazione elettronica dei pagamenti e aziende di marketing affiliate. Gestire questi nuovi clienti e i partner virtuali è una sfida che le aziende non hanno mai dovuto affrontare prima d’ora e che richiederà l’implementazione di nuovi processi e applicazioni.
L’e-finance come servizio informativo
Un altro processo, prioritario in questa trasformazione, è la fornitura di informazioni a tutta la struttura aziendale. Creare e distribuire elettronicamente rapporti finanziari – il cosiddetto e-reporting, sia questo richiesto (pulled) dagli utenti che dovranno utilizzarli o pianificati e abilitati (pushed) da un sistema atomatico – è una delle competenze fondamentali di un’unità organizzativa di e-finance. I rapporti vengono raramente stampati; essi sono solitamente convertiti in una varietà di formati e forniti tramite librerie distribuite via intranet o e-mail perché possano essere visualizzati e analizzati online. L’attività di reporting basata su file si avvale di librerie e archivi, del mapping di rapporti con elenchi dei sottoscrittori elettronici e di package di rapporti statici (solo visualizzabili) o di informazioni dinamiche (visualizzabili e modificabili). La combinazione di workflow e reporting è supportata in maniera inadeguata dalle attuali applicazioni di contabilità e finanza, ma questo stato cambierà e la funzione Finance sarà in grado di fornire efficienti funzionalità di reporting delle eccezioni ai responsabili delle varie unità di business. Quando i rapporti saranno attivati da eventi aziendali, a loro volta abilitati da regole di business, i manager non riceveranno più rapporti inaccurati o non mirati, bensì otterranno i rapporti (o sezioni di rapporti) richiesti nel momento esatto in cui ne hanno bisogno. Infatti, l’interazione di alcuni manager con un sistema di e-finance potrebbe essere limitata all’approvazione di avvisi, rapporti e transazioni gestiti automaticamente dalla tecnologia di workflow. Un facile accesso alle informazioni aumenta la probabilità che i responsabili del processo decisionale utilizzino i dati disponibili: a questo punto si inserisce il concetto dei portali. Un portale consente ai dipendenti di accedere ad applicazioni e informazioni finanziarie. Ogni reparto di e-finance ha bisogno di un portale per regolare il flusso di informazioni. I portali possono essere utilizzati in vari modi da soggetti diversi con varie autorizzazioni di accesso alle informazioni finanziarie.
Iniziare correttamente
Trasformare i reparti finanziari in reparti di e-finance è un’impresa non da poco e richiede una pianificazione dettagliata delle attività. Come sempre accade quando si è in presenza di un cambiamento, è bene partire dalla formazione. Per tale ragione il personale reparti finanziari dovrebbe partecipare a seminari e incontri sull’e-business e sull’e-commerce, mentre articoli specifici, libri o white paper di vendor possono fornire i contenuti per una discussione di gruppo. Infine, poiché l’infrastruttura tecnologica è cruciale per il successo di un’iniziativa di e-finance, il personale finanziario dovrebbe incontrarsi con gli addetti ai sistemi informativi per eseguire un controllo e una revisione della tecnologia esistente e per determinare in che modo i cambiamenti pianificati possono essere sfruttati in termini di supporto dell’e-finance.
