Il ruolo della gestione del personale in azienda sta diventando sempre più complesso a causa del notevole ampliamento delle funzioni da esercitare. Le attività classiche, tradizionalmente attuate dagli uffici centrali di ogni impresa, sono state quelle tipiche dello stato di un dipendente (assunzioni, dimissioni, licenziamenti, malattia, ecc.), la gestione delle retribuzioni e dei contributi, l’amministrazione dei benefit, e l’applicazione delle norme contrattuali. Nel clima odierno fatto di globalizzazione, di gruppi di lavoro reali e virtuali, di organizzazioni piatte, di centralità del cliente, di minore controllo sui dipendenti (e sui consulenti), ci si aspetta che un ufficio del personale dia un contributo maggiore, più ampio e flessibile, e che lo faccia con uno staff adeguato in termini numerici e culturali, in linea con il resto dell’azienda. In questo contesto, dunque, la funzione aziendale HRM deve sviluppare metodi più avanzati per svolgere le sue funzioni. I sistemi HRMS disponibili sul mercato raccolgono questa sfida e forniscono alle unità organizzative dedicate all’HRM una buona varietà di scelte per aggiungere valore alle operazioni che implementano. I package per la gestione del personale disponibili sono disegnati certamente per sostenere l’automazione delle tradizionali funzioni di gestione del personale come la selezione e l’assunzione, l’amministrazione delle retribuzioni, ecc., ma a queste fondamentali capacità “legacy” le suite di HRM più moderne aggiungono una nuova gamma di funzioni atte a supportare, a tutto campo, quella che per molte aziende è oggi la risorsa più pregiata: le persone. Inoltre, gli HRMS sono progettati per fare sì che tutte le persone interagiscano meglio con l’organizzazione. In generale, ci si aspetta anche che l’ufficio personale assuma un ruolo maggiormente proattivo nell’organizzazione, essendo coinvolto nella pianificazione strategica, nelle acquisizioni di nuove aziende e in attività di supporto decisionale anche di gamma alta, oltre ad altre funzioni non tradizionali del reparto HRM. Le soluzioni presenti sul mercato ricadono in tre categorie principali: soluzioni per la gestione di paghe e stipendi; soluzioni per paghe e stipendi e gestione del personale; soluzioni per la gestione e lo sviluppo delle risorse umane.
Per capire la segmentazione del mercato degli strumenti HRMS deve essere chiara la differenza tra soluzioni per la gestione del personale e soluzioni per la gestione e lo sviluppo delle risorse umane. Normalmente con la dizione Gestione (o Amministrazione) del personale di intendono quei sistemi software che acquisiscono, elaborano e memorizzano le informazioni amministrative individuali sulla persona e sul suo ruolo nell’azienda Questi sistemi, disegnate per gestire i dati qualitativi necessari per il data base delle paghe, sono spesso funzionalmente estesi per tracciare informazioni qualitative sui dipendenti – come, per esempio, le conoscenze, i corsi di formazione frequentati, le promozioni – e per registrare i dati relativi al processo di reclutamento. Essi sono in buona parte di tipo operativo (back-office) con qualche escursione nel settore dell’organizzazione e del supporto al management.
Gestione delle Risorse Umane denota, oltre alle gestione dei dati relativi alle persone, delle suite più complesse ed articolate delle precedenti, pur comprendendo funzionalità analoghe a livello operativo. Esse includono la possibilità di supportare i processi decisionali per la pianificazione e lo sviluppo del personale. Le funzioni caratteristiche includono la gestione del processo di valutazione, la gestione delle conoscenze, l’analisi della struttura retributiva, gestione dei percorsi di carriera, la pianificazione dei rimpiazzi (interni o esterni), la progettazione della struttura organizzativa. In breve, sono dei package che sostengono il management nella gestione del cambiamento.
Una proposta strutturale
Si riportano nel seguito una possibile composizione funzionale di una suite di HRM, i sottosistemi componenti e le macroattività principali.
Anagrafe del personale. Contiene tutte le funzioni di base per la gestione dell’organizzazione e delle risorse umane e rappresenta la base di ogni sistema di HRM. Questo modulo contiene il patrimonio informativo relativo alle risorse umane: sono informazioni legate che riguardano il background scolastico e professionale, il curriculum aziendale nelle sue diverse articolazioni (organizzativo, contrattuale, formativo, retributivo), la valutazione delle performance, lo sviluppo del potenziale.
Sistema organizzativo. Con le funzionalità di questo componente sono gestite le entità che descrivono formalmente il Sistema Organizzativo e Professionale dell’Azienda, ovvero le Unità organizzative, i Ruoli e le Posizioni. L’Unità rappresenta l’assetto organizzativo minimo e può essere indifferentemente una direzione, un servizio, un ufficio ma anche un comitato, una task force o un gruppo di progetto. Per ognuna è possibile descrivere, in profondità storica, la dipendenza gerarchica e funzionale, la mission, e ogni documento formale ad essa legato. Il sistema di HRM, a partire dalle relazioni fra le diverse Unità, costruisce gli organigrammi e li rende disponibili sia su carta che in formato elettronico, quindi consultabili in modo ipertestuale dalle stazioni di lavoro. Normalmente possono essere generati e gestiti, in modo interattivo, gli Organigrammi di Macro e Microstruttura.
Sistema professionale. Viene costruito tramite il concetto di Ruolo e di Famiglia Professionale. E’ possibile descrivere i job requirement, le responsabilità e le attività associate, gli studi e le competenze richieste; si può inoltre associare al ruolo un Punteggio (da utilizzare nella Valutazione della Posizione e nelle Analisi Retributive), una Griglia/Scheda di Valutazione (da utilizzare nella Valutazione delle Prestazioni). E’ possibile descrivere altri dati quali, ad esempio, gli aspetti di inquadramento contrattuale e la fascia retributiva tipo.
Sistema formativo. Le funzioni di questo ambiente hanno lo scopo di gestire i processi formativi e contenere le informazioni relative al catalogo dei corsi, alla pianificazione dei bisogni formativi e alla storia di tutti i corsi che hanno avuto luogo. Per ogni corso si possono gestire le diverse edizioni, i costi, i tempi e i partecipanti reali o previsti. Si può, per esempio, essere inizialmente interessati all’insieme dei progetti di formazione intrapresi nell’area del Project Management, per poi approfondire la conoscenza in merito a una sessione di corsi particolare, e infine accedere a tutte le informazioni (anagrafiche, professionali, ecc.) relative al singolo partecipante.
Sistema di selezione. Gestisce i processi di selezione dei candidati grazie a un ambiente integrato per l’individuazione, la scelta e l’inserimento dall’esterno delle persone giudicate più idonee al profilo professionale ricercato. Consente di conservare l’iter completo di selezione, le convocazioni ai colloqui, i test e tutte le informazioni di carattere anagrafico e professionale. Il processo di selezione e reclutamento è una fase apicale per la gestione delle risorse umane e dell’organizzazione aziendale
Sistema di valutazione. Permette di gestire la Valutazione delle Posizioni, utilizzando le più diffuse metodologie, la Valutazione delle Prestazioni, la Gestione per Obiettivi (MBO) e la Valutazione del Potenziale.
Sistema di pianificazione delle retribuzioni. Affronta i due aspetti principali della politica retributiva, vale a dire l’analisi della struttura retributiva aziendale, secondo concetti di equità interna e competitività con il mercato del lavoro, e la simulazione degli aumenti calcolati sulla base di quanto emerso dalla fase di analisi della struttura retributiva. Attraverso alcune simulazioni si aiuta ad elaborare il budget dei costi del personale e ad effettuare una continua azione di controllo degli scostamenti tra budget di periodo e consuntivo.
Sistema di reporting. Il sistema di reporting permette di analizzare il patrimonio informativo raccolto. Attraverso strumenti di inquiry e di navigazione è possibile rilevare in ogni area di intervento (organizzazione, selezione, formazione, valutazione, ecc.) le situazioni che meritano un’analisi approfondita o un’azione correttiva. I criteri di analisi possono essere assai articolati ma possono essere facilmente definiti e archiviati. Si può scegliere il livello desiderato di aggregazione e di sintesi dei dati esaminati e approfondire una singola area informativa sino al massimo livello di dettaglio.
